Trabajar desde casa – o desde otra locación distinta a la oficina central- es una tendencia creciente en la Ciudad de México y, por esta razón, es necesario familiarizarnos con las dinámicas y mejores prácticas que ayudan a mantener o aumentar la productividad.

Múltiples estudios como Ipsos, IDC, indican que los empleados que trabajan de manera remota son más productivos y eficientes, ya que el 83% reduce su nivel de estrés al no estar en la oficina y el 78% tiene un mayor equilibrio entre la vida familiar y laboral.

Actualmente, el trabajar de manera remota se ha convertido en una prestación adicional en las empresas debido a la necesidad de los trabajadores de aprovechar su tiempo personal y ahorrar tiempos de traslado en ciudades como la nuestra, cuyos problemas de movilidad van en aumento.

Por lo anterior resultan atractivas propuestas como Trabaja Donde Quieras, de Microsoft, cuyo principal objetivo es que las grandes y pequeñas empresas ya sean públicas o privadas, así como sus trabajadores, adopten el trabajo remoto como un nuevo estilo de vida, ya que puede resultar en aumentos de productividad de hasta un 28%.

La iniciativa de Microsoft tiene la finalidad de demostrar los beneficios que el trabajo remoto puede otorgar tanto a empleados como a empresas. Este nuevo estilo de vida, inspirará a las personas a ser más productivas y felices, al estar conscientes de que forman parte de una nueva cultura laboral y que, a la vez, ayudan a resolver problemas de movilidad y contaminación ambiental al reducir el uso del automóvil”, comentó Jorge Silva, Director General de Microsoft México.

La buena noticia es que las limitantes para implementar esta nueva cultura laboral son cada vez menores, ya que existen herramientas especialmente diseñadas para facilitar la comunicación y el trabajo remoto sin importar el lugar desde donde se esté realizando, por ejemplo, Office 365, que ya cuenta con 1.2 mil millones de usuarios a nivel mundial en 140 países y en 108 diferentes idiomas.

“Microsoft cuenta con herramientas que facilitan el trabajo remoto. Con ellas, podemos comunicarnos sin limitantes desde cualquier lugar y así aumentar nuestra productividad en todos los sentidos: desde temas de mensajería instantánea y reuniones a través de Skype Empresarial, el desarrollo de documentos con todas las aplicaciones de Office en la nueva versión Office 365, y el manejo de nuestros archivos en la nube”, expresó Jorge Silva, Director General de Microsoft México.

De acuerdo a Manpower Group, el 78% de los empresarios considera que el home office ayuda a reducir los gastos de su compañía y de los trabajadores, esto es importante ya que actualmente el 17.6% de los latinoamericanos están iniciando su propio negocio y las limitantes con mayor peso para ellos, son el presupuesto y la administración de recursos financieros.

Al respecto, Shoretel brinda algunos consejos para potencializar las reuniones de manera remota son una opción que brinda grandes ventajas competitivas al reunir a las personas correctas brevemente, involucrarlas a lo largo de la junta y darles objetivos claros.

Cuando se usa correctamente, Microsoft PowerPoint® (PPT) es una poderosa herramienta que apoya los mensajes clave y ayuda a que los miembros de un grupo procesen y retengan la información más importante. Las imágenes -gráficos, diagramas, videos o fotos- son especialmente poderosas cuando condensan información compleja, no así las láminas con texto. Atrae la atención de los participantes para evitar que se distraigan contestando un correo o mensaje.

El moderador o anfitrión tiene un rol muy importante: asegurar que cada invitado participe de la junta. La mejor forma de fomentar esa participación es haciendo preguntas abiertas y pidiendo opiniones de los asistentes. Haz pausas en la discusión para que todos tengan oportunidad de hablar y no temas al silencio, a veces es bueno pedir que todos reflexionen un momento sobre un punto específico para luego compartir su punto de vista con el grupo.

Los moderadores tienen suerte de contar con una suite de herramientas para promover la participación y guiar la discusión en pos de los objetivos de la junta. Algunas de las herramientas más populares en VoIP son: Desktop Sharing para compartir documentos; PowerPoints y Web Co-Browsing para que el presentador pueda mostrar la información a los participantes; Instant Messaging para habilitar la conversación entre participantes.

Los moderadores tienen suerte de contar con una suite de herramientas para promover la participación y guiar la discusión en pos de los objetivos de la junta. Algunas de las herramientas más populares en VoIP son: Desktop Sharing para compartir documentos; PowerPoints y Web Co-Browsing para que el presentador pueda mostrar la información a los participantes; Instant Messaging para habilitar la conversación entre participantes.

Por último, ShoreTel afirma que es importante solicitar retroalimentación de los participantes, especialmente de aquellos que durante la junta intervinieron poco o estuvieron distraídos. Entender los puntos fuertes de la junta, así como los más débiles, ayudará a planificar reuniones más efectivas en el futuro.